Open floor plans, hybrid, and remote work cultures are changing how the modern workplace operates. While these trends were gaining traction before the onset of infectious disease outbreaks, pandemics accelerated and, in some cases, mandated their adoption.
Una nueva tendencia, el "hot desking", se está convirtiendo en un elemento básico del lugar de trabajo moderno post-Covid. El "hot desking" es un enfoque alternativo a la gestión del espacio físico de la oficina que permite a los empleados sentarse en cualquier escritorio disponible en lugar de tener uno asignado permanentemente. La eliminación de la necesidad de dedicar un espacio de escritorio a cada persona facilita la colaboración en proyectos y favorece la flexibilidad de horarios habitual en el lugar de trabajo híbrido. Aunque el "hot desking" ofrece muchas ventajas tanto para las organizaciones como para los empleados, también conduce inevitablemente a un uso desigual de las instalaciones y a un número imprevisible de personal in situ, lo que puede suponer un reto. Tenga en cuenta las siguientes implicaciones del hot desking para sus instalaciones.
Limpieza comercial y de conserjería
Unlike the traditional office setting with a fixed seating layout, employees constantly shift from one desk to another under hot desking. This movement and inconsistency in utilization can present unique challenges for janitorial and commercial cleaning staff. For example, hot desking can increase the risk of cross-contamination as multiple people may use the same desks or workstations throughout the day. While the risk of viruses spreading from touching surfaces is low, the Centers for Disease Control (CDC) recommends increasing the frequency of cleaning and using EPA-registered disinfectants and cleaning products in high-traffic areas.
Para hacer frente a estos desafíos, usted podría considerar la contratación de una empresa de limpieza profesional o comercial con el conocimiento y un historial probado de mantenimiento y limpieza de entornos de trabajo complejos de alto tráfico. Contar con una empresa de servicios de limpieza comercial y de instalaciones con experiencia como Marsden Services proporciona la confianza de que se pondrán en marcha los protocolos adecuados para abordar el tema del hot-desking, lo que le permitirá centrarse en otras prioridades urgentes de la gestión de instalaciones. También debe evaluar e implementar procesos de saneamiento y limpieza personal que las personas deben realizar a medida que rotan los puestos de trabajo a lo largo del día.
Consideraciones sobre la seguridad del edificio
Si bien el hecho de compartir los escritorios genera una mayor utilización de las instalaciones, puede crear problemas de seguridad dentro de las mismas. Al renunciar a un escritorio exclusivo, se elimina un lugar privado y seguro para guardar los objetos personales y de valor, lo que aumenta el potencial de robo o pérdida cuando las personas cambian de puesto de trabajo a lo largo del día. El "hot desking" también supone un reto a la hora de localizar a las personas y controlar el lugar de trabajo en caso de emergencia. Además, dado que las personas entran y salen de las instalaciones con regularidad y en diferentes momentos del día, puede ser un reto controlar quién entra en las instalaciones y asegurarse de que tiene permiso para estar en el edificio. Para hacer frente a estos retos, el personal de seguridad de su edificio puede tener que aumentar el uso de la tecnología o las patrullas a pie para mantener la seguridad de sus instalaciones y de sus ocupantes.
Capacidad y disposición del edificio
Una de las ventajas del hot desking es que se puede utilizar una instalación más pequeña para un equipo que necesitaría trabajar en un espacio más grande si todos tuvieran un espacio de escritorio asignado. Sin embargo, esto supone un reto si todos los empleados intentan trabajar desde las instalaciones al mismo tiempo. Si el espacio de escritorio no está disponible o el entorno se sobrecarga, puede provocar la frustración de los empleados. Considere la posibilidad de implantar un sistema de programación en el que los empleados puedan reservar espacio y ver cuántos escritorios están disponibles en ese momento.
Los entornos abiertos y flexibles son perfectos para algunas funciones laborales y un impedimento importante para otras. El "hot desking" puede fomentar la comunicación y la colaboración, pero también puede dar lugar a interacciones y distracciones inesperadas que dificultan la productividad. Considere la posibilidad de crear espacios de conferencia donde los empleados puedan colaborar sin molestar a sus compañeros, especialmente en los momentos de mayor actividad. Considere también la posibilidad de disponer de zonas tranquilas y áreas de reunión privadas, donde los individuos puedan atender llamadas telefónicas o participar en reuniones virtuales.
Hot Desking Key Facility Services Considerations
Gracias a que el hot-desking está ganando adeptos en el lugar de trabajo actual, los gestores de las instalaciones pueden maximizar la disponibilidad del espacio de oficina y reducir los costes operativos. Permite a los empleados moverse libremente entre diferentes entornos de trabajo para satisfacer las crecientes demandas de comunicación y colaboración. El éxito del hot desking dependerá de lo bien que se gestione este enfoque y de las prácticas que se apliquen para mantener el espacio de trabajo seguro, saludable y limpio.
¿Quiere saber más? Lea lo que estamos leyendo:
- https://facilityexecutive.com/2022/02/covid-19-impact-office-space-use/
- https://spaceiq.com/blog/what-is-hot-desking/
- https://collaborative-office.com/what-is-better-private-offices-or-open-space-in-an-office/
- https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/its-time-for-leaders-to-get-real-about-hybrid
- https://facilityexecutive.com/2021/05/the-covid-19-aftermath-whats-the-impact-on-facility-managers/
- https://spaceiq.com/blog/hot-desking-problems/
- https://labs.com/labs-edit/how-companies-should-address-hot-desking-anxiety/